Psychische klachten op de werkvloer
Door Sophie | 11 februari 2022
Inleiding
Je vraagt je als werkgever af hoe medewerkers die last hebben van psychische klachten aan het werk kunnen blijven. Dit is misschien vanuit economisch oogpunt, om ziekteverzuim en hoge kosten hiervan te voorkomen. Maar ook vanuit maatschappelijk oogpunt, om als werkgever optimaal gebruik te maken van de talenten en vermogens op de arbeidsmarkt.
Psychische klachten komen bij één op de 5 werkenden voor, dat is dus bij 20% van je team. Toch blijft het voor werkgevers vaak lastig om deze medewerkers aan het werk te houden, terwijl je juist bij medewerkers met ‘milde’ psychische klachten invloed kunt hebben als werkgever.
Signaleer op tijd
Belangrijk voor de werkgever is signalen op tijd te herkennen. Jij als leidinggevende bent samen met je medewerker verantwoordelijk voor het signaleren en bespreken hiervan. Eén signaal is nog geen signaal. De optelsom van meerdere signalen, dat is een signaal dat er actie ondernomen moet worden. Signalen die je kunt herkennen:
- Fysieke signalen (rugpijn, hoofdpijn, vermoeidheid)
- Psychische signalen (prikkelbaar, emotioneel, angstig, besluiteloos, medewerker komt mat over)
- Gedragsmatige signalen (verminderd functioneren, lagere productiviteit, moeilijke omgang met collega’s of klanten, moeite met veranderingen, is gespannen of cynisch, of trekt zich terug)
Rol van medewerker:
Je medewerker heeft de verantwoordelijkheid jou als leidinggevende te informeren zodra psychische klachten het werk beïnvloeden. Je medewerker hoeft niet open te zijn over oorzaken van psychische klachten of diagnoses. Hij moet wel aangeven wat de consequenties eventueel zijn voor het werk en wat hij nodig heeft om te blijven werken.
Basis tips voor jou als werkgever:
- Een basishouding van vertrouwen is een voorwaarde voor een goed gesprek: aandacht, luisteren, tonen van begrip en tonen van inlevingsvermogen is cruciaal in dit gesprek. Een gebrek aan vertrouwen berust vaak op een communicatieprobleem. Men zegt ook wel: “vertrouwen komt te voet en gaat te paard”.
- Stel centraal: ik zie je en ik wil je helpen.
- Twee keer zoveel luisteren als praten: “je hebt twee oren en slechts één mond”. Alleen luisteren is al steun bieden en geeft iemand het gevoel dat het even minder mag gaan.
- Neem de signalen die je hebt gezien serieus. Stel open vragen, en vraag door. Laat soms een stilte vallen, en vat samen wat je medewerker net heeft gezegd (als ik het goed begrijp zeg je dat…). Straal dit ook uit met je lichaamshouding.
- Weet dat openheid bevorderlijk is tot op bepaalde hoogte, namelijk tot waar de problemen het functioneren op het werk beïnvloeden. Verwacht of dwing niet tot openheid. Wanneer iemand zelf open wil zijn, ga hier vertrouwelijk mee om.
- Als je twijfels hebt over jezelf om dit gesprek te voeren, vraag advies bij de arbo professional of HR-afdeling.
Eigen regie medewerker
Eigen regie betekent dat je inspraak hebt in hoe je het werk organiseert. Wanneer een medewerker eigen regie ervaart over zijn werk, draagt dit bij aan gezondheid op het werk en werkbehoud. Medewerkers met psychische klachten vinden het minstens zo belangrijk om eigen regie te voeren. Wel kan dit moeilijker zijn door verminderd overzicht of moeite met het nemen van beslissingen.
Hoe pak je dit aan? Acties die je kunt overwegen zijn:
- Medewerker in zijn kracht zetten door niet zelf als redder op te gaan treden. Vooral wanneer je medewerker besluiteloos is, onzeker is of emotioneel is over zijn situatie is dit een veelgenoemde valkuil. Het is dan belangrijk om begrip te tonen, erkenning te geven voor de ervaren uitdaging en te vragen: wat heb je nodig?
- Bieden van ruimte. Je medewerker stimuleren om eigen grenzen te voelen, om nee te zeggen en ruimte geven om zelf bij te sturen op een mindere dag.
- Stimuleren van je medewerker om ook privé stappen te zetten. Dit is bijvoorbeeld het inschakelen van huisarts, psycholoog, relatietherapie of schuldhulpverlening. Dit kan naast het inzetten van regelmogelijkheden op het werk.
- Samen keuzes maken. Door samen na te denken wat nodig is om te blijven werken. Zoeken naar waar de energie zit bij de medewerker.
- Nagaan hoe iemands eigen inzicht is in de situatie. Dit bepaalt ook de mate van regie.
- Medewerkers durven vaak geen eigen regie te nemen als het minder gaat. Jij als leidinggevende kan hierin geruststellen, en bewust maken van eigen regie.
- Nagaan bij jezelf: wat leer je hieruit voor je team?
Werkaanpassingen
Je medewerker dreigt uit balans te raken of vertoont ander gedrag. De reden hiervan kan de psychische klacht zelf zijn. Maar ook andere zaken kunnen een rol spelen: de inhoud van het werk, de werkdruk of bijvoorbeeld de beperkte eigen regie die je medewerker ervaart. Er bestaat dan een mismatch tussen het werk en de mogelijkheden van je medewerker. Om de balans te houden en (dreigend) verzuim te voorkomen kun je samen naar het werk en aanpassingen hierin kijken.
Checklist voor maatwerk bij werkaanpassingen
- Vraag de arbo professional mee te denken over mogelijkheden voor werkaanpassingen in de betreffende werksituatie.
- Grijp direct in. Wacht niet te lang met samen besluiten tot werkaanpassingen.
- Overweeg acties op zowel korte als lange termijn. Zet ook op korte termijn acties in het werk, zodat je geen tijd verliest.
- Vraag wat medewerker wél kan doen, zodat medewerker (deels) blijft werken.
- Vraag welke aanpassingen of mogelijkheden medewerker zelf ziet (inhoud, taken, werkplek).
- Kom je er samen niet uit? Schakel op tijd hulp in voor verdere analyse.
- Maak afspraken over het werk, over de evaluatie en communicatie aan het team.
Schakel hulp in bij dreigend verzuim
Dat je medewerker ondanks je inspanningen regelmatig een dagje of twee ziek is. En je vermoedt dreigend verzuim. Verzuim door psychische klachten duurt gemiddeld 180 dagen en kost gemiddeld 250 – 400 euro per dag. Als je ingrijpt voordat verzuim optreedt, levert dat veel op. Vaak kan een medewerker met een aantal aanpassingen en de juiste hulp (deels) blijven werken. Dit is niet alleen goed voor je organisatie maar vooral ook voor de medewerker zelf, er is dan meer kans dat diegene in het arbeidsproces blijft.
Basistips bij dreigend verzuim
- Houd contact bij verminderde aanwezigheid of kortdurend frequent verzuim. Blijf voortdurend in gesprek met elkaar. Hoe langer je medewerker en jij als leidinggevende geen contact hebben, hoe groter de afstand wordt. En dit maakt de drempel nog hoger om weer contact te leggen. Stem samen af op welke manier dit contact is: op het werk, telefonisch of via mail. Wacht niet af. Van afwachten wordt je medewerker niet beter. De combinatie van snel (professionele) hulp zoeken en (deels of aangepast) blijven werken is vaak het meest effectief.
- Neem samen met je medewerker de verantwoordelijkheid, arbo-professionals adviseren en ondersteunen als het nodig is. Soms kun je psychisch verzuim niet voorkomen.
- Kijk niet alleen naar de laatste druppel, de emmer was al vol.
Kijk bij dreigend verzuim vanwege psychische klachten niet alleen naar de uiteindelijke reden waarom je medewerker verzuimt. Het verhaal daarachter is minimaal zo belangrijk.
Breng je zorgen over medewerkers die dreigend of kortdurend verzuimen in tijdens een multidisciplinair sociaal medisch overleg. Wie hieraan deelnemen is per organisatie of bedrijf anders, bv. de HR-manager, bedrijfsarts, vitaliteitsadviseur, psycholoog, arbeidsdeskundige.
Fire Up denkt graag met jou mee om verzuim te verminderen op de werkvloer.
Meer weten? Neem contact op!
We vertellen je graag vrijblijvend wat we voor je kunnen betekenen.
